ICTBroadcast ist einzigartig Auto Dialer Dies kann als automatisierte Terminerinnerungssoftware verwendet werden. Terminerinnerungen in einfachen Worten sind Geräte, Softwareanwendungen oder Alarme, die uns an verschiedene Ereignisse erinnern. Termine sind notwendig und somit Teil jedes Lebensbereichs. Jeder wünscht sich, dass wichtige oder kleinere Termine nicht vergessen werden.
.

Wichtigkeit von Terminerinnerungen

Terminerinnerungen sind für beide Parteien des Termins förderlich. Nehmen Sie zum Beispiel einen Arzt. Die meisten Termine in der Arztpraxis werden in der Regel einige Wochen im Voraus oder manchmal sogar einen Monat im Voraus vereinbart. Es ist sehr leicht, dass der Termin beiden Parteien aus dem Kopf geht, da es angesichts des normalen Trubels im Leben leicht ist, Termine zu vergessen, die in der Zukunft so weit entfernt sind. Herkömmlicherweise werden Patienten mit Postkarten und Anrufen an ihre Termine erinnert, aber beide sind nicht so machbar. Karten können leicht verlegt werden und es gibt keine Garantie dafür, dass die Karte pünktlich erreicht wird. Anrufe zu tätigen, um die Patienten an ihre Termine zu erinnern, ist kostspielig und es wird viel wertvolle Zeit verschwendet. Virtuell gemachte Terminerinnerungen sind daher weitaus zuverlässiger und praktikabler, um Ärzte und Patienten an ihre Termine zu erinnern. Terminbenachrichtigungen helfen auch dabei, Zeit und Ressourcen zu sparen, die die Sekretärin eines Arztes normalerweise verschwendet, wenn sie Termine immer wieder vereinbart.

Terminerinnerungskampagne

Die Terminerinnerungskampagne ruft alle Kontakte einer Gruppe nacheinander automatisch zur Erinnerung auf. Diese Kampagne erfordert, dass jeder Kontakt eine geplante Start- und Endzeit für einen Termin hat. Alle Anrufe werden vor Beginn des Termins getätigt. Der Kampagnenadministrator legt im Formular zur Kampagnenerstellung die Erinnerungszeit fest, in der angegeben wird, wie viele Stunden vor Beginn des Termins jeder Anruf getätigt wird. Es gibt auch ein Feld "Ablaufzeit für Erinnerung" im Formular zur Kampagnenerstellung, das sicherstellt, dass nach Ablauf der Zeit keine Anrufe mehr getätigt werden sollten. ICTBroadcast ruft jede Kontaktperson einzeln an, um ihre Termine zu bestätigen, und gibt dem Administrator / Benutzer vollständige Berichte darüber, welche Kontakte Termine bestätigt haben und welche Kontakte ihre Termine nicht bestätigt haben, sowohl in grafischer Zusammenfassung als auch in Detailform.

Erinnerungskampagne

Es gibt zwei Hauptschritte zum Erstellen einer Terminerinnerungskampagne
A: Entwerfen Sie eine IVR-Nachricht für Termine mit "Message Designer".
B: Erstellen Sie eine neue Terminerinnerungskampagne

Hier sind die Details zu beiden Schritten entsprechend

A: Erstellen einer neuen IVR-Nachricht mit dem Nachrichten-Designer

Nachrichten-Designer

Nachrichten-Designer Ermöglicht das Erstellen komplexer Telefonie-Sprachnachrichten, die abgespielt werden können, wenn ein Anruf von einer Person empfangen wird. Es ermöglicht das Zusammenfügen von Sprachaufzeichnungen, Text zu Sprache, Alphabet zu Sprache, Zahlen und Ziffern zu Sprache sowie Datum und Uhrzeit zum Sprechen. Es enthält auch eine Anwendung, um eine Antwort auf einen Erinnerungsanruf zu erhalten.

Hier sind Anweisungen zum Erstellen einer IVR-Nachricht für eine Terminkampagne:

1. Navigieren Sie zu Nachrichten =>Nachrichten-Designer => Neue IVR-Nachricht
2. Legen Sie den Namen und die Beschreibung der IVR-Nachricht fest. Zu Beginn ist das Feldset für IVR-Nachrichten leer. Dieses Feldset wird ausgefüllt, wenn neue Anwendungen erstellt und der Nachricht hinzugefügt werden.
3. Wählen Sie einige Anwendungen aus der Dropdown-Liste "Anwendung" aus. Dadurch wird ein Formular mit Optionen für die ausgewählte Anwendung geöffnet. Konfigurieren Sie die Anwendungsoptionen und klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um dem Feldsatz "IVR-Nachricht" auf der rechten Seite eine Anwendung hinzuzufügen.
4. Am Ende der Nachricht wird eine neue Anwendung hinzugefügt. Die Nachrichtenreihenfolge kann jedoch geändert werden, indem die Anwendungen im IVR-Nachrichtenfeldsatz nach oben und unten gezogen werden.
5. Wenn eine Nachricht wie gewünscht erstellt wurde, speichern Sie sie, indem Sie oben links im Formular auf die Schaltfläche "Speichern" klicken.

ausgehende Software

IVR-Nachrichtenanwendungen

Es folgen Anwendungen des Nachrichtendesigners und deren Kurzbeschreibung.
Audio abspielen:
Fügt der aktuellen Nachricht eine bereits hochgeladene Aufzeichnung hinzu
TTS:
Fügt der aktuellen Nachricht Text zur Sprache hinzu. Dieser Text wird beim Tätigen eines Anrufs in Sprache umgewandelt
Sagen Sie Alpha:
Fügt der aktuellen Nachricht einige Alphabete oder eine Variable mit alphabetischem Wert hinzu
Ziffer sagen:
Fügt der aktuellen Nachricht einige Ziffern oder eine Variable mit einem Ziffernwert hinzu
Nummer sagen:
Fügt der aktuellen Nachricht eine Zahl oder eine Variable mit numerischem Wert hinzu
Datum sagen:
Fügt der aktuellen Nachricht ein Datum oder eine Variable mit Datumswert hinzu
Zeit sagen:
Fügt der aktuellen Nachricht eine Zeit oder eine Variable mit einem Zeitwert hinzu
Erinnerung bestätigen:
Fügt der aktuellen Nachricht interaktives Verhalten hinzu. Es wird eine Sprachnachricht abgespielt (z. B. der Empfänger wird aufgefordert, eine Taste zu drücken). Wenn der Empfänger 1 drückt, wird sein Termin bestätigt. Wenn der Empfänger 2 drückt, wird sein Termin abgesagt. Wenn der Empfänger 0 drückt (diese Taste kann geändert werden), wird der Anruf an den Live-Agenten weitergeleitet (die Nebenstellennummer des Agenten kann in dieser Anwendung festgelegt werden).

Verwenden von Token in IVR-Nachrichten:

Im Moment unterstützen nur die Anwendungen TTS, Say Alpha, Say Digit, Say Number, Say Date und Say Time die Verwendung von Token in IVR Message. Token sind nützlich, wenn kundenspezifische Informationen erforderlich sind. Das folgende Muster ist für die Verwendung von Token in IVR zulässig

Ihre Nachricht:
[Kontakt: Vorname]

Wenn das obige Muster verwendet wird, bedeutet dies, dass der Vorname des Kontakts an dieser Stelle ersetzt wird. Im Folgenden finden Sie eine Liste der Token, die in IVR-Nachrichten verwendet werden können:

[Kampagne: Callerid]
[Kampagne: Anrufer-ID-Name]
[Kontakt: Vorname]
[Kontakt: Nachname]
[Kontakt-Telefon]
[Kontakt E-mail]
[Kontakt Adresse]
[Kontakt: custom1]
[Kontakt: custom2]
[Kontakt: custom3]
[Kontakt: Beschreibung]

B: Erstellen Sie eine neue Terminerinnerungskampagne

Sobald die Nachricht über den Nachrichtendesigner erstellt wurde, navigieren Sie jetzt zu Kampagne => Kampagnenverwaltung => Neu hinzufügen => Erinnerungskampagne.

Es wird ein Formular geöffnet, in dem alle Optionen und Einstellungen zum Erstellen einer Terminerinnerungskampagne aufgeführt sind.

Füllen Sie das Kampagnenformular mit den erforderlichen Feldern aus:
a) Kampagnenname
b) Kontaktgruppe
d) Erinnerungsnachricht
e) Terminart: Die Terminart kann entweder einzeln oder in einer Gruppe sein. Folgendes sind Details:

Individuelle Erinnerung

In einzelnen Erinnerungen kann jeder gewählte Kontakt eine andere Terminzeit haben. Beispiele für individuelle Termine sind ein Arzttermin oder ein Anwaltstermin, bei dem jeder Patient / Klient unterschiedliche Zeitpunkte für das Treffen hat. Der Administrator der Kampagne wählt aus, wo
Die Termine werden für jeden Kontakt gespeichert, indem Sie den entsprechenden Wert im Feld "Terminstart" auswählen. Anschließend wählt der Administrator aus, wie viele Stunden vor dem Termin ein Erinnerungsruf getätigt werden soll. Das Erinnerungsablauffeld stellt sicher, dass nach dem Ablauf kein Anruf mehr getätigt werden sollte
Zeit. Der Kampagnenplan gilt auch für die Anrufe, um einen legalen Anruf zu gewährleisten.

Erinnerung Einzelperson

Gruppenerinnerung

In einer Gruppenerinnerung wird eine Gruppe von Personen gemäß dem Zeitplan des Kampagnenplans gewählt. Beispiele für Gruppentermine sind Schulungsteilnehmer oder Klassen- / Schüler, bei denen alle Mitglieder der Schulung oder Schüler Zeit für eine Schulung / Klasse haben. Der Administrator der Kampagne verwaltet selbst, wie viele Tage / Stunden vor der Terminkampagne ausgeführt werden soll. Bei Gruppenterminen gilt die Kampagnenplanungszeit für das Wählen von Kontakten.

Erinnerungsgruppe

Erinnerungskampagnenfelder

Kampagnenname:
Name der Kampagne zur Identifizierung
Kontaktgruppe:
Wählen Sie die Kontaktgruppe / Liste der Telefonnummern aus, die diese Kampagne wählen soll.
Kampagnenmodus:
Dies ist eine permanente Kampagne. Dies bedeutet, dass die Kampagne auch nach der Verarbeitung aller Kontakte und dem Warten auf einen neuen Kontakt im Hintergrund weiter ausgeführt werden kann.

Erinnerungsnachricht:
Wählen Sie aus der Liste der bereits erstellten IVR-Nachrichten.
Einstellungen:
Max. Gleichzeitige Kanäle: Maximale Anzahl gleichzeitiger Kanäle, die von dieser Kampagne unterstützt werden.
Maximale Wiederholungsversuche: Maximale Anzahl von Wiederholungsversuchen, um den Kontakt zu kontaktieren.
Maximale Anrufdauer: Maximal zulässige Anrufdauer für jeden Anruf. Nach dieser Dauer wird der Anruf automatisch getrennt. Wenn der Benutzer sich über die Dauer des Anrufs nicht sicher ist, geben Sie die maximale Anzahl an, damit die Anrufkonversation nicht beeinflusst wird
Anruferidentifikation:
Anrufer-ID: Geben Sie die Anrufer-ID ein, die für ausgehende Anrufe verwendet werden soll.
Anrufername: Geben Sie den Anrufernamen ein, der für ausgehende Anrufe verwendet werden soll
Kampagnenplan:
Kampagne starten: Planen Sie den Kampagnenstart. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung
a) Sofort: Starten Sie die Kampagne sofort nach der Erstellung
b) Zur geplanten Zeit: Starten Sie die Kampagne mit ausgewählten Daten und Zeiten
Kampagne stoppen / anhalten: Planen Sie die Stoppzeit der Kampagne mit den folgenden Optionen
a) Wenn fertig: Stoppen Sie die Kampagne, wenn alles abgeschlossen ist
b) Zur geplanten Zeit: Beenden Sie die Kampagne für ausgewählte Daten und Zeiten
Erinnerungskampagne

Bedeutung der Terminerinnerung im Geschäftsleben

Maximieren Sie Ihre Geschäftsressourcen mit benutzerdefinierten ICTBroadcast-Kampagnen