ICTBroadcast es un exclusivo marcador automático que se puede usar como un software de recordatorio de citas automatizado. Los recordatorios de citas en palabras simples son dispositivos, aplicaciones de software o alarmas que nos ayudan a recordar diferentes eventos. Las citas son necesarias y, por lo tanto, parte de todos los ámbitos de la vida. Toda persona desea que no se olvide ninguna cita importante o menor.
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Importancia de los recordatorios de citas

Los recordatorios de citas son propicios para ambas partes de la cita. Toma un médico por ejemplo. La mayoría de las citas que se hacen en el consultorio del médico generalmente se hacen con algunas semanas de anticipación o, a veces, incluso con un mes de anticipación. Es muy fácil que la cita se escape de la mente de ambas partes ya que con el ajetreo normal de la vida es muy fácil olvidarse de las citas tan lejanas en el futuro. Convencionalmente, los pacientes recuerdan sus citas con tarjetas postales y llamadas, pero ambas cosas no son tan factibles. Las tarjetas pueden extraviarse con bastante facilidad y no hay garantía de que la tarjeta llegue a tiempo. Hacer llamadas para recordar a los pacientes sus citas es costoso y se desperdicia mucho tiempo precioso. Por lo tanto, los recordatorios de citas realizados prácticamente son mucho más confiables y factibles para recordarles a los médicos y pacientes sus citas. Las alertas de citas también ayudan a ahorrar el tiempo y los recursos que la secretaria de un médico generalmente desperdicia al hacer las citas una y otra vez.

Campaña de recordatorio de citas

La campaña de recordatorio de cita realiza una llamada de recordatorio automático a todos los contactos en un grupo uno por uno. Esta campaña requiere que cada contacto tenga una hora de inicio y finalización de la cita programada. Todas las llamadas se realizarán antes de la hora de inicio de la cita. El administrador de la campaña establecerá el "tiempo de llamada de recordatorio" en el formulario de creación de campaña que especificará cuántas horas antes de la hora de inicio de la cita, se realizará cada llamada. También hay un campo 'recordatorio de tiempo de expiración' en el formulario de creación de campaña que asegura que no se deben realizar llamadas después del tiempo de expiración. ICTBroadcast llamará a cada contacto individualmente para confirmar sus citas y le dará informes completos al administrador / usuario de qué contactos han confirmado citas y qué contactos no han confirmado sus citas tanto en forma de resumen gráfico como en forma detallada.

Campaña recordatoria

Hay dos pasos principales para crear una campaña de recordatorio de citas
A: Diseñe el mensaje IVR para citas usando "Diseñador de mensajes"
B: crear una nueva campaña de recordatorio de citas

Aquí están los detalles sobre ambos pasos en consecuencia

A: Crear un nuevo mensaje IVR usando Message Designer

Diseñador de mensajes

Diseñador de mensajes permite crear mensajes de voz de telefonía complejos que se pueden reproducir cuando una persona recibe una llamada. Permite unir grabaciones de voz, texto a voz, alfabeto a voz, números y dígitos a voz, y fecha y hora para hablar. También incluye una aplicación para obtener una respuesta a una llamada de recordatorio.

Aquí hay instrucciones para crear un mensaje IVR para la campaña de citas:

1. Navegue a Mensajes =>Diseñador de mensajes => Nuevo mensaje IVR
2. Configure el nombre y la descripción del mensaje IVR. Inicialmente, el conjunto de campos Mensaje IVR estará vacío. Este conjunto de campos se completará cuando se creen nuevas aplicaciones y se agreguen al mensaje.
3. Seleccione algunas aplicaciones del menú desplegable 'Aplicación'. Esto abrirá un formulario con opciones para la aplicación seleccionada. Configure las opciones de la aplicación y haga clic en el botón 'Agregar' para agregar una aplicación al conjunto de campos Mensaje IVR a la derecha.
4. Se agregará una nueva aplicación al final del mensaje. Pero la secuencia del mensaje se puede cambiar arrastrando las aplicaciones hacia arriba y hacia abajo en el conjunto de campos Mensaje IVR.
5. Una vez que se crea un mensaje como se desea, guarde el mensaje haciendo clic en el botón "Guardar" en la parte superior izquierda del formulario.

software de salida

Aplicaciones de mensajes IVR

Las siguientes son aplicaciones del diseñador de mensajes y su breve descripción.
Reproducir audio:
Agrega una grabación ya cargada al mensaje actual
TTS:
Agrega texto a voz al mensaje actual. Este texto se convertirá en voz cuando se realice la llamada.
Decir alfa:
Agrega algunos alfabetos o una variable con valor alfabético al mensaje actual
Di dígito:
Agrega algunos dígitos o una variable con valor de dígito al mensaje actual
Di número:
Agrega algún número o una variable con valor numérico al mensaje actual
Decir fecha:
Agrega alguna fecha o una variable con valor de fecha al mensaje actual
Decir hora:
Agrega algo de tiempo o una variable con valor de tiempo al mensaje actual
Confirmar recordatorio:
Agrega comportamiento interactivo al mensaje actual. Reproduce un mensaje de voz (por ejemplo, pedirle al destinatario que presione alguna tecla). Si el destinatario presiona 1, se confirmará su cita. Si el destinatario presiona 2, su cita será cancelada. Si el destinatario presiona 0 (esta tecla se puede cambiar) la llamada se transferirá al agente en vivo (el número de extensión del agente se puede configurar en esta aplicación)

Uso de tokens en el mensaje IVR:

Por el momento, solo las aplicaciones TTS, Say Alpha, Say Digit, Say Number, Say Date y Say Time admiten el uso de tokens en IVR Message. Los tokens son útiles cuando se requiere información específica del cliente. Se permite el siguiente patrón para usar tokens en IVR

Mensaje:
[Nombre de contacto]

Siempre que se use el patrón anterior, significa que el primer nombre de contacto será reemplazado en este lugar. A continuación se incluye una lista de tokens que se pueden usar en el mensaje IVR:

[campaña: callerid]
[campaña: callerid_name]
[Nombre de contacto]
[contacto: apellido_]
[teléfono de contacto]
[Email de contacto]
[dirección de contacto]
[contacto: personalizado1]
[contacto: personalizado2]
[contacto: personalizado3]
[contacto: descripción]

B: Crear una nueva campaña de recordatorio de citas

Una vez que se crea el mensaje a través del diseñador de mensajes, ahora navegue a campaña => gestión de campaña => Agregar nuevo => Campaña de recordatorio.

abrirá un formulario que enumera todas las opciones y configuraciones para crear una campaña de recordatorio de citas.

Rellene el formulario de campaña con campos obligatorios como:
a) Nombre de la campaña
b) Grupo de contacto
d) Mensaje recordatorio
e) Tipo de cita: El tipo de cita puede ser individual o grupal. los siguientes son detalles:

Recordatorio individual

En recordatorios individuales, cada contacto que se marca puede tener horarios de citas diferentes. Ejemplos de citas individuales son una cita con el médico o una cita con un abogado donde cada paciente / cliente tiene diferentes horarios para la reunión. El administrador de la campaña seleccionará dónde
las citas se almacenan para cada contacto seleccionando el valor apropiado en 'Campo de inicio de cita'. Luego, el administrador seleccionará cuántas horas antes de la hora de la cita se debe realizar una llamada de recordatorio. El campo de recordatorio de vencimiento garantizará que no se realice ninguna llamada después del vencimiento
hora. El cronograma de la campaña también se aplicará a las llamadas para garantizar el tiempo legal de las llamadas.

Recordatorio individual

Recordatorio grupal

En un recordatorio grupal, se marcará un grupo de personas de acuerdo con el horario de la campaña. Ejemplos de citas grupales son la capacitación de asistentes o estudiantes de clase / escuela donde todos los miembros de la capacitación o estudiantes de clase tienen tiempo para una sesión / clase de capacitación. El administrador de la campaña administrará él mismo cuántos días / horas antes de que se ejecute la campaña de citas. En las citas grupales, se aplicará el tiempo de programación de la campaña para marcar contactos.

Grupo recordatorio

Campos de campaña de recordatorio

Nombre de campaña:
Nombre de la campaña de identificación.
Grupo de contacto:
Seleccione el grupo de contacto / Lista de números de teléfono que marcará esta campaña.
Modo de campaña:
Esta es una campaña permanente que significa que permite que la campaña continúe ejecutándose incluso después de procesar todos los contactos y esperar un nuevo contacto en segundo plano.

Mensaje recordatorio:
Seleccione de la lista de mensajes IVR ya creados.
ajustes:
Max. Canales concurrentes: número máximo de canales concurrentes que admitirá dicha campaña.
Reintentos máximos: número máximo de reintentos para contactar a dicho contacto.
Duración máxima de la llamada: duración máxima permitida para cada llamada. después de esta duración, la llamada se desconectará automáticamente. Si el usuario no está seguro de la duración de la llamada, deje que sea el número máximo para que no afecte la conversación.
Identificador de llamadas:
Identificador de llamadas: ingrese el identificador de llamadas para usar con las llamadas salientes.
Nombre de la persona que llama: ingrese el nombre de la persona que llama para usar con las llamadas salientes
Calendario de campaña:
Iniciar campaña: programar inicio de campaña tiene las siguientes opciones
a) Inmediatamente: comience la campaña inmediatamente después de la creación
b) En hora programada: comience la campaña con los datos y la hora seleccionados
Parar / Pausar campaña: programe el tiempo de parada de la campaña con las siguientes opciones
a) Cuando termine: Detenga la campaña cuando se complete todo
b) En hora programada: detener la campaña en los datos y la hora seleccionados
Campaña recordatoria

Importancia del recordatorio de citas en los negocios

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