ICTBroadcast est un numéroteur automatique qui peut être utilisé comme un logiciel de rappel de rendez-vous automatisé. Les rappels de rendez-vous en termes simples sont des appareils, des applications logicielles ou des alarmes qui nous rappellent différents événements. Les rendez-vous sont nécessaires et font donc partie de tous les horizons. Toute personne souhaite que tout rendez-vous important ou mineur ne soit pas oublié.
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Importance des rappels de rendez-vous

Les rappels de rendez-vous sont propices aux deux parties du rendez-vous. Prenez un médecin par exemple. La plupart des rendez-vous qui sont pris au cabinet du médecin se font généralement quelques semaines à l'avance ou parfois même un mois à l'avance. Il est très facile que le rendez-vous échappe à l'esprit des deux parties, car avec l'agitation normale dans la vie, il est assez facile d'oublier les rendez-vous si éloignés à l'avenir. Traditionnellement, les patients sont rappelés de leurs rendez-vous avec des cartes postales et des appels, mais ces deux éléments ne sont pas réalisables. Les cartes peuvent être égarées assez facilement et rien ne garantit que la carte parviendra à temps. Faire des appels pour rappeler aux patients leurs rendez-vous coûte cher et beaucoup de temps précieux est perdu. Ainsi, les rappels de rendez-vous effectués virtuellement sont beaucoup plus fiables et réalisables pour rappeler aux médecins et aux patients leurs rendez-vous. Les alertes de rendez-vous permettent également d'économiser le temps et les ressources que la secrétaire d'un médecin gaspille habituellement pour prendre les rendez-vous encore et encore.

Campagne de rappel de rendez-vous

La campagne de rappel de rendez-vous place un appel de rappel automatique vers tous les contacts d'un groupe, un par un. Cette campagne nécessite que chaque contact ait une heure de début et de fin de rendez-vous programmée. Tous les appels seront passés avant l'heure de début du rendez-vous. L'administrateur de la campagne définira «heure d'appel de rappel» dans le formulaire de création de campagne qui précisera combien d'heures avant l'heure de début du rendez-vous, chaque appel sera passé. Il y a également un champ «heure d'expiration du rappel» dans le formulaire de création de campagne qui garantit qu'aucun appel ne doit être passé après l'heure d'expiration. ICTBroadcast appellera chaque contact individuellement pour confirmer leurs rendez-vous et il fournira des rapports complets à l'administrateur / utilisateur indiquant quels contacts ont confirmé des rendez-vous et quels contacts n'ont pas confirmé leurs rendez-vous à la fois sous forme de résumé graphique et de formulaire détaillé.

Campagne de rappel

Il existe deux étapes principales pour créer une campagne de rappel de rendez-vous
A: Concevoir un message IVR pour les rendez-vous à l'aide de "Message Designer"
B: Créer une nouvelle campagne de rappel de rendez-vous

Voici les détails des deux étapes en conséquence

A: Création d'un nouveau message IVR à l'aide de Message Designer

Concepteur de message

Concepteur de message permet de créer des messages vocaux de téléphonie complexes qui peuvent être lus lorsqu'un appel est reçu par une personne. Il permet de joindre des enregistrements vocaux, du texte à la parole, de l'alphabet à la parole, des chiffres et des chiffres à la parole, ainsi que la date et l'heure de parler. Il comprend également une application pour obtenir une réponse à un appel de rappel.

Voici les instructions pour créer un message RVI pour une campagne de rendez-vous:

1. Accédez à Messages =>Concepteur de message => Nouveau message IVR
2. Définissez le nom et la description du message IVR. Initialement, le jeu de champs Message IVR sera vide. Cet ensemble de champs sera rempli lorsque de nouvelles applications seront créées et ajoutées au message.
3. Sélectionnez certaines applications dans la liste déroulante "Application". Cela ouvrira un formulaire avec des options pour l'application sélectionnée. Configurez les options d'application et cliquez sur le bouton «Ajouter» pour ajouter une application à l'ensemble de champs Message IVR sur la droite.
4. Une nouvelle application sera ajoutée à la fin du message. Mais la séquence des messages peut être modifiée en faisant glisser les applications de haut en bas dans le jeu de champs Message IVR.
5. Une fois le message créé comme vous le souhaitez, enregistrez-le en cliquant sur le bouton «Enregistrer» en haut à gauche du formulaire.

logiciel sortant

Applications de message IVR

Voici les applications du concepteur de messages et leur brève description.
Lire l'audio:
Ajoute un enregistrement déjà téléchargé au message actuel
TTS:
Ajoute du texte à la parole au message actuel. Ce texte sera converti en voix lors de l'appel
Dites Alpha:
Ajoute des alphabets ou une variable avec une valeur alphabétique au message actuel
Dites le chiffre:
Ajoute des chiffres ou une variable avec une valeur numérique au message actuel
Dites le nombre:
Ajoute un nombre ou une variable avec une valeur numérique au message actuel
Dire la date:
Ajoute une date ou une variable avec une valeur de date au message actuel
Dites l'heure:
Ajoute du temps ou une variable avec une valeur de temps au message actuel
Confirmer le rappel:
Ajoute un comportement interactif au message actuel. Il lit un message vocal (par exemple en demandant au destinataire d'appuyer sur une touche). Si le destinataire appuie sur 1, son rendez-vous sera confirmé. Si le destinataire appuie sur 2, son rendez-vous sera annulé. Si le destinataire appuie sur 0 (cette touche peut être modifiée), l'appel sera transféré vers l'agent actif (le numéro de poste de l'agent peut être défini dans cette application)

Utilisation de jetons dans le message IVR:

À l'heure actuelle, seules les applications TTS, Say Alpha, Say Digit, Say Number, Say Date et Say Time prennent en charge l'utilisation de jetons dans IVR Message. Les jetons sont utiles lorsque des informations spécifiques au client sont requises. Le schéma suivant est autorisé pour l'utilisation de jetons dans la RVI

Message:
[contact: prénom]

Chaque fois que le modèle ci-dessus est utilisé, cela signifie que le prénom du contact sera remplacé à cet endroit. Voici une liste de jetons pouvant être utilisés dans le message IVR:

[campagne: callerid]
[campagne: callerid_name]
[contact: prénom]
[contact: nom_famille]
[Numéro du contact]
[Email du contact]
[Adresse de contact]
[contact: custom1]
[contact: custom2]
[contact: custom3]
[contact: description]

B: Créer une nouvelle campagne de rappel de rendez-vous

Une fois le message créé via le concepteur de messages, accédez maintenant à la campagne => gestion de la campagne => Ajouter un nouveau => Campagne de rappel.

il ouvrira un formulaire qui répertorie toutes les options et paramètres pour créer une campagne de rappel de rendez-vous.

Remplissez le formulaire de campagne avec les champs obligatoires comme:
a) Nom de la campagne
b) Groupe de contact
d) Message de rappel
e) Type de rendez-vous: Le type de rendez-vous peut être individuel ou en groupe. voici les détails:

Rappel individuel

Dans les rappels individuels, chaque contact composé peut avoir des horaires de rendez-vous différents. Des exemples de rendez-vous individuels sont un rendez-vous avec un médecin ou un rendez-vous avec un avocat où chaque patient / client a des horaires différents pour la réunion. L'administrateur de la campagne sélectionnera où
les rendez-vous sont stockés pour chaque contact en sélectionnant la valeur appropriée dans «Champ de début de rendez-vous». L'administrateur sélectionne ensuite combien d'heures avant l'heure de rendez-vous un appel de rappel doit être placé. Le champ d'expiration du rappel garantit qu'aucun appel ne doit être passé après l'expiration
temps. Le calendrier de la campagne s'appliquera également aux appels afin de garantir l'heure légale.

Rappel individuel

Rappel de groupe

Dans un rappel de groupe, un groupe de personnes sera composé en fonction de l'heure du calendrier de la campagne. Des exemples de rendez-vous de groupe sont les participants à la formation ou les étudiants de classe / école où tous les membres de la formation ou les étudiants de classe ont le temps pour une session / classe de formation. L'administrateur de la campagne gérera lui-même le nombre de jours / heures avant l'exécution de la campagne de rendez-vous. Dans les rendez-vous de groupe, le temps de planification de la campagne s'appliquera pour la composition des contacts.

Groupe de rappel

Champs de campagne de rappel

Nom de la campagne:
Nom de la campagne d'identification
Groupe de contact
Sélectionnez le groupe de contacts / Liste des numéros de téléphone que cette campagne composera.
Mode de campagne:
Il s'agit d'une campagne permanente qui signifie qu'elle permet à la campagne de continuer à fonctionner même après le traitement de tous les contacts et l'attente d'un nouveau contact en arrière-plan.

Message de rappel:
Sélectionnez dans la liste des messages RVI déjà créés.
Réglages:
Max. Canaux simultanés: nombre maximal de canaux simultanés pris en charge par la campagne.
Nombre maximal de tentatives: nombre maximal de tentatives pour contacter ledit contact.
Durée d'appel maximale: durée maximale autorisée pour chaque appel. après cette durée, l'appel sera automatiquement déconnecté. Si l'utilisateur n'est pas sûr de la durée de l'appel, qu'il s'agisse du nombre maximal afin qu'il n'affecte pas la conversation d'appel
Identification de l'appelant:
ID appelant: saisissez l'ID appelant à utiliser avec les appels sortants.
Nom de l'appelant: entrez le nom de l'appelant à utiliser avec les appels sortants
Calendrier de la campagne:
Lancer la campagne: planifier le début de la campagne, les options suivantes sont disponibles
a) Immédiatement: démarrer la campagne immédiatement après sa création
b) À l'heure planifiée: lancez la campagne sur les données et l'heure sélectionnées
Arrêter / suspendre la campagne: programmez l'heure d'arrêt de la campagne avec les options suivantes
a) Une fois terminé: Arrêtez la campagne lorsque tout est terminé
b) À l'heure planifiée: arrêtez la campagne sur les données et l'heure sélectionnées
Campagne de rappel

Importance du rappel de rendez-vous dans les affaires

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