ICTBroadcast è un prodotto unico dialer automatico che può essere utilizzato come software di promemoria automatico degli appuntamenti. I promemoria degli appuntamenti in parole semplici sono dispositivi, applicazioni software o allarmi che ci aiutano a ricordare eventi diversi. Gli appuntamenti sono necessari e quindi parte di ogni cammino della vita. Ogni persona desidera che qualsiasi appuntamento importante o minore non debba essere dimenticato.
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Importanza dei promemoria degli appuntamenti

I promemoria degli appuntamenti sono favorevoli a entrambe le parti dell'appuntamento. Prendi un dottore per esempio. La maggior parte degli appuntamenti che vengono presi presso l'ufficio del medico di solito vengono presi con qualche settimana di anticipo o talvolta anche con un mese di anticipo. È molto facile per l'appuntamento scivolare dalla mente di entrambe le parti poiché con il normale trambusto nella vita è abbastanza facile dimenticare gli appuntamenti così lontani in futuro. Convenzionalmente ai pazienti vengono ricordati i loro appuntamenti con cartoline e telefonate, ma entrambi non sono fattibili. Le carte possono essere smarrite abbastanza facilmente e non c'è garanzia che la carta arrivi in ​​tempo. Effettuare chiamate per ricordare ai pazienti i loro appuntamenti è costoso e si perde molto tempo prezioso. Quindi i promemoria degli appuntamenti fatti virtualmente sono molto più affidabili e fattibili nel ricordare ai medici e ai pazienti i loro appuntamenti. Gli avvisi di appuntamento aiutano anche a risparmiare tempo e risorse che il segretario di un dottore spreca di solito nel fissare gli appuntamenti ancora e ancora.

Campagna promemoria appuntamento

La campagna di promemoria di appuntamento effettua una chiamata di promemoria automatica a tutti i contatti di un gruppo uno per uno. Questa campagna richiede che ogni contatto abbia programmato l'orario di inizio e fine dell'appuntamento. Tutte le chiamate verranno effettuate prima dell'orario di inizio dell'appuntamento. L'amministratore della campagna imposterà il "tempo di chiamata del promemoria" nel modulo di creazione della campagna che specificherà quante ore prima dell'ora di inizio dell'appuntamento, verrà effettuata ogni chiamata. Nel modulo di creazione della campagna è inoltre presente un campo "Scadenza promemoria" che assicura che non vengano effettuate chiamate dopo la scadenza. ICTBroadcast chiamerà ciascun contatto individualmente per confermare i propri appuntamenti e fornirà rapporti completi all'amministratore / utente su quali contatti hanno confermato gli appuntamenti e quali contatti non hanno confermato i loro appuntamenti sia in forma di riepilogo grafica sia in forma di dettaglio.

Campagna promemoria

Esistono due passaggi principali per creare una campagna di promemoria appuntamento
A: Progetta un messaggio IVR per appuntamenti usando "Message Designer"
B: Crea una nuova campagna di promemoria di appuntamento

Ecco i dettagli su entrambi i passaggi di conseguenza

A: Creazione di un nuovo messaggio IVR utilizzando Message Designer

Message Designer

Message Designer consente di creare messaggi vocali di telefonia complessi che possono essere riprodotti quando una persona riceve una chiamata. Consente di unire registrazioni vocali, sintesi vocale, alfabeto vocale, numeri e cifre da pronunciare, data e ora di conversazione. Include anche un'applicazione per ottenere una risposta a una chiamata di promemoria.

Ecco le istruzioni per creare un messaggio IVR per la campagna di appuntamenti:

1. Passare a Messaggi =>Message Designer => Nuovo messaggio IVR
2. Impostare il nome e la descrizione del messaggio IVR. Inizialmente, il fieldset del messaggio IVR sarà vuoto. Questo set di campi verrà popolato quando le nuove applicazioni vengono create e aggiunte al messaggio.
3. Selezionare alcune applicazioni dal menu a discesa "Applicazione". Questo aprirà un modulo con le opzioni per l'applicazione selezionata. Configura le opzioni dell'applicazione e fai clic sul pulsante "Aggiungi" per aggiungere un'applicazione al set di campi Messaggio IVR sulla destra.
4. Una nuova applicazione verrà aggiunta alla fine del messaggio. Ma la sequenza dei messaggi può essere cambiata trascinando le applicazioni su e giù nel set di campi Messaggio IVR.
5. Dopo aver creato un messaggio come desiderato, salvarlo facendo clic sul pulsante "Salva" nella parte superiore sinistra del modulo.

software in uscita

Applicazioni di messaggi IVR

Di seguito sono riportate le applicazioni del designer dei messaggi e la loro descrizione del breif.
Riproduci audio:
Aggiunge una registrazione già caricata al messaggio corrente
TTS:
Aggiunge il testo al parlato al messaggio corrente. Questo testo verrà convertito in voce quando viene effettuata la chiamata
Di 'alfa:
Aggiunge alcuni alfabeti o una variabile con valore alfabetico al messaggio corrente
Dì cifra:
Aggiunge alcune cifre o una variabile con valore numerico al messaggio corrente
Pronuncia numero:
Aggiunge un numero o una variabile con valore numerico al messaggio corrente
Dì data:
Aggiunge una data o una variabile con valore data al messaggio corrente
Dì tempo:
Aggiunge un po 'di tempo o una variabile con valore temporale al messaggio corrente
Conferma promemoria:
Aggiunge un comportamento interattivo al messaggio corrente. Riproduce un messaggio vocale (ad es. Chiedendo al destinatario di premere un tasto). Se il destinatario preme 1, il suo appuntamento sarà confermato. Se il destinatario preme 2, il suo appuntamento verrà annullato. Se il destinatario preme 0 (questo tasto può essere modificato) la chiamata verrà trasferita all'agente live (il numero di interno dell'agente può essere impostato in questa applicazione)

Utilizzo dei token nel messaggio IVR:

Al momento solo le applicazioni TTS, Say Alpha, Say Digit, Say Number, Say Date e Say Time supportano l'utilizzo di token nel messaggio IVR. I token sono utili quando sono richieste informazioni specifiche del cliente. Lo schema seguente è consentito per l'utilizzo di token in IVR

Messaggio:
[Contatto: first_name]

Ogni volta che viene utilizzato il modello sopra, significa che il nome del contatto verrà sostituito in questo punto. Di seguito è riportato un elenco di token che possono essere utilizzati nel messaggio IVR:

[Campagna: callerid]
[Campagna: callerid_name]
[Contatto: first_name]
[Contatto: cognome]
[Contatto telefonico]
[contatto email]
[Contatto: indirizzo]
[Contatto: Custom1]
[Contatto: Custom2]
[Contatto: Custom3]
[Contatti: Descrizione]

B: Crea una nuova campagna promemoria per appuntamenti

Una volta che il messaggio è stato creato tramite Message Designer, vai a campaign => campaign management => Aggiungi nuovo => Campagna promemoria.

si aprirà un modulo che elenca tutte le opzioni e le impostazioni per la creazione della campagna di promemoria di appuntamento.

Compila il modulo della campagna con i campi obbligatori come:
a) Nome della campagna
b) Gruppo di contatto
d) Messaggio di promemoria
e) Tipo di appuntamento: il tipo di appuntamento può essere individuale o di gruppo. di seguito sono riportati i dettagli:

Promemoria individuale

Nei singoli promemoria, ogni contatto selezionato può avere orari di appuntamenti diversi. Esempi di appuntamenti individuali sono un appuntamento medico o un avvocato in cui ogni paziente / cliente ha tempi diversi per la riunione. L'amministratore della campagna selezionerà dove
gli appuntamenti vengono memorizzati per ciascun contatto selezionando il valore appropriato in "Campo inizio appuntamento". Quindi l'amministratore selezionerà quante ore prima dell'orario dell'appuntamento deve essere effettuata una chiamata di promemoria. Il campo Scadenza promemoria assicurerà che nessuna chiamata debba essere effettuata dopo la scadenza
tempo. Il programma della campagna si applicherà anche alle chiamate per garantire le chiamate legali.

Promemoria individuale

Promemoria di gruppo

In un promemoria di gruppo, un gruppo di persone verrà composto in base al tempo di pianificazione della campagna. Esempi di appuntamenti di gruppo sono i partecipanti alla formazione o gli studenti della classe / scuola in cui tutti i membri della formazione o gli studenti della classe hanno tempo per una sessione di formazione / classe. L'amministratore della campagna gestirà lui stesso quanti giorni / ore prima della campagna di appuntamenti debba essere eseguita. Negli appuntamenti di gruppo, per la composizione dei contatti verrà applicato il tempo di pianificazione della campagna.

Gruppo promemoria

Campi campagna promemoria

Nome della campagna:
Nome della campagna per l'identificazione
Gruppo di contatto:
Seleziona il gruppo di contatti / Elenco di numeri di telefono che questa campagna comporrà.
Modalità campagna:
Questa è una campagna permanente che significa che consente alla campagna di continuare a funzionare anche dopo aver elaborato tutti i contatti e in attesa di un nuovo contatto in background.

Messaggio di promemoria:
Seleziona dall'elenco dei messaggi IVR già creati.
Impostazioni:
Max. Canali simultanei: numero massimo di canali simultanei che detta campagna supporterà.
Numero massimo di tentativi: numero massimo di tentativi per contattare detto contatto.
Durata massima chiamata: durata massima consentita per ogni chiamata. dopo tale durata la chiamata verrà automaticamente disconnessa, se l'utente non è sicuro della durata della chiamata, lascia che sia il numero massimo in modo che non influisca sulla conversazione
ID chiamante:
ID chiamante: immettere l'ID chiamante da utilizzare con le chiamate in uscita.
Nome chiamante: immettere il nome del chiamante da utilizzare con le chiamate in uscita
Programma della campagna:
Avvia campagna: pianifica l'avvio della campagna con le seguenti opzioni
a) Immediatamente: avvia la campagna immediatamente dopo la creazione
b) In orario programmato: avvia la campagna sui dati e sull'ora selezionati
Stop / Pausa campagna: pianifica il tempo di fine della campagna che ha le seguenti opzioni
a) Al termine: interrompi la campagna quando ogni cosa è completata
b) In orario programmato: interrompere la campagna sui dati e sull'ora selezionati
Campagna promemoria

Importanza del promemoria di appuntamento negli affari

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